挨拶に始まり挨拶に終わるのがセオリー
宴会と言っても、単なる飲み会ではない限り、会としての体裁を整えなければいけません。
特に仕事関連の宴会であれば、その後の業務や人事評価にまでつながらないとは限りません。
幹事に抜擢されたら、段取りや仕切りは事前に組み立てておくのが鉄則です。
通常業務が忙しい中で大変かもしれませんが、大まかな流れに沿って宴会の時間配分を把握しておきましょう。
まず、宴会をそれらしくまとめる鍵は挨拶です。
進行は、挨拶を中心に組み立てておけば、だいたい上手く回るでしょう。
同時に、役職者の順位をしっかり把握しておいて、どの人にどの挨拶を頼むのかを決めることが大切です。
最低でも必要なのは、開会宣言、冒頭の挨拶、乾杯、中締めです。
開会宣言は幹事か司会進行役、冒頭はナンバーワン、乾杯はナンバースリー、中締めはナンバーツーで構成します。
主賓がいる場合には主賓の見せ場も
忘年会や新年会、懇親会など、出席者全員のための会である場合はこれだけでほぼOKですが、主賓が存在する場合もあります。
例えば歓迎会、送別会などは、迎えられる人や送られる人の会ですから、役職や立場に関係なく該当者が主賓となります。
主賓がいる場合は、会の中や終わり頃に主賓からも挨拶をもらうのがセオリーです。
歓迎会なら歓談が始まって20～30分後に、お別れの人がいるなら、終わりごろに一言もらうようにしましょう。
状況に合わせて臨機応変に
会社で決まった式典でもない限り、すべての会が毎回シナリオ通りに行くわけではありません。
幹事や司会進行は、とにかく状況に合わせて臨機応変に流れを修正するようにしましょう。
例えば役職者がそんなにいない場合は、最初の挨拶と乾杯を兼ねてしまうとか、中締めは一本締めだけにするなどの対応も必要です。
主賓が大勢いる場合には、代表者だけに挨拶を頼んでもいいですし、マイクを回してほんの一言ずつもらう形でもいいでしょう。
何もせずにただダラダラとした飲食の時間が長く続くと、場がしらけたり悪酔いしてトラブルが起こったりするリスクがあります。
ほとんどの会が正味2時間足らずという時間ですから、節目節目にうまく全体をまとめるような流れを作ると、良い会になるでしょう。
幹事はオーダーや予算管理など、店舗スタッフとの連携も必要になりますので、進行を同時に出来ない規模の場合は他の人を立てるようにしましょう。
幹事の役目は基本的にお金と時間と人の管理ですから、まさにこれは業務と同じです。
うまく回せれば仕事の出来る人間として認めてもらえるはずです。