参加者の身になって誘うこと
仲間内や職場内で宴会を開催したいと考えたら、幹事さんは参加者を集める必要があります。
ただ参加者のことを考えずに誘うのではなく、参加者が参加したいと思うような内容にすることが大事です。
平日のど真ん中の開催日、高額すぎる参加費用、遠方の参加者のことを無視した開催場所、値段の割には満足できない飲食店を選ばなければ、比較的参加しやすい内容に仕上げることができます。
参加者を募る際は、ライン等のＳＮＳを活用することで効率よく参加者をまとめたり、連絡を発信することも可能です。
スマートフォンを持っていない参加者に対してはメールやはがきを活用して呼びかけることが大事です。
誘いやすい予算
宴会の予算によっては参加者を多く集めることができます。
幹事さんは参加者の懐事情まで熟知していないですが、同じ年代のサラリーマンや学生が集まる際に負担にかからない程度の予算を知っておくことです。
例えば、学生の飲み会なのに、一人5000円以上になると集まらないですが、3000円程度にすれば集めることができます。
最近では、ママ友同士の宴会も開催されることが多く、各家庭の懐事情を考慮した予算の取り決めが必要になります。
参加費が高額すぎてパートに出ないといけないほどになると、ママ達の経済的負担が大きくなり、参加費が原因になり宴を盛り上げることができないです。
気軽に参加できる予算を立ててあげることが、幹事さんができる仕事です。
遠方の方にも配慮
宴会を開催する際は場所や時間にも配慮する必要があります。
もしかしたら参加者の中には、夜開催されては困る人もいます。
遠方で暮らしている人からすると、終電を気にしながら飲まないといけないこともありますし、終電を逃すと宿泊費の負担が生じるからです。
場所においてもできるだけ遠方の方が負担にならない場所を選ぶことも大事です。
遠方の方が多い割合の宴会を開催する際は、夜開催ではなく昼開催にして、終電のことを一切気にすることなく楽しんでもらうことが第一です。
人が集まってお酒を交わすには夜に集まらないといけないという決まりごとはないです。
昼に営業している居酒屋等を活用することで、夜と同じ雰囲気で楽しむことができます。
遠方の人が一人でもいたら、その人に配慮した場所や時間選びをしてあげることで、参加者全員満足することができます。
宴のために、お金や時間を犠牲にせず楽しむことが大事です。
参加者の特別な事情に合わせることも幹事さんの大事な仕事です。